支持您的外部事件
作为一个外部团体的好处之一是会议服务在各个领域提供支持, 并代表外部团队与所有服务提供者进行协调.
- Reservation form. 由于SPU房间查找器仅供内部SPU使用, 活动组织者(无论是否是SPU员工)将通过 Event Request Form.
- Contract. Based on availability, 会议事务部将订立合同并要求提供必要的文件(保险证明), 非营利性证明), 以及保证金.
- Event organizer. 活动组织者将直接与会议服务部合作, 谁将与各个SPU服务提供商协调活动需求, as needed.
- Catering
- Facilities
- 计算机及信息系统
- 安全及保安(包括停车证)
- 格温公共食堂(排队用餐)
- Signage. 任何必要的标识(制作), 以及在校园内张贴和移除)是会议服务部门的责任.
- Lodging. 如果你的活动需要住宿(仅限夏季), 会议服务部将与您一起寻找最好的住宿, 并将与您一起从预订房间到入住和退房.
Internal or external?
Internal
- 该活动主要是为SPU学生，员工或教职员工.
- SPU部门将通过跨部门(ID)收费支付活动费用，而不会由外部组织报销.
- 如果不是主要针对SPU学生的话, staff, or faculty, 该活动是经批准的面向外部观众的SPU活动.
External
- 该活动的主要受众不是SPU的学生、员工或故障人员.
- 非spu组织将通过支票或收费支付活动费用.
- Note这是真的即使你, an SPU faculty or staff, 是非spu组织的成员或官员.
- SPU的一个部门将赞助这次活动，支付部分或全部费用, 但是一个外部组织正在计划和执行这个活动.
Question:如果与我合作的外部客户直接向我的SPU部门付款, 我的部门是否可以通过ID支付费用并将活动视为内部活动?
No. 虽然这种安排对你来说似乎更简单, 这会使大学面临可能的责任问题.
SPU必须遵守严格的房产免税和免税债券合规规定. 与外部团体签订合同是妥善管理大学风险和责任暴露的唯一途径. 会议事务厅有能力与外部团体签订合同.